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摘要：采购订单 采购订单(PurchaseOrder)什么是采购订单采购订单是指企业采购部门在选择供应商后向供应商发出的订单文件。采购订单是采购双方签订采购合同的重要依据，包括...

采购订单

采购订单(PurchaseOrder)

什么是采购订单

采购订单是指企业采购部门在选择供应商后向供应商发出的订单文件。采购订单是采购双方签订采购合同的重要依据，包括采购数量、商品规格、质量要求、采购价格、交货日期、交货地址等。

采购订单格式

采购订单的风格不同于公司的传输路线。然而，任何实用的采购订单都包括头部、文本和尾部。

1)订单头，包括订单名称、订单号、企业名称、签字地点、签字时间。

2)订单文本包括材料名称和规格、数量条款、质量条款、包装条款、价格条款、运输方式、支付条款、交货地点、检验条款、保险条款、违约责任条款、仲裁条款、不可抗力条款等。

3)订单的末尾，包括订单份数和生效日期、签名人的签名和双方公司的公章。

采购订单的内容

1．质量条款

质量是指材料内部质量和外观形式的综合，包括各种性能指标和外观形状。本条款的主要内容包括技术规范、质量标准、规格和品牌名称。

在采购操作中，应以最明确的方式定义材料可接受的质量标准，一般有以下三种方式来表达材料的质量：

1)用图纸或技术文件定义材料的质量标准。

2)材料质量标准由国际标准、国家标准或行业标准定义。

3)用样品来定义材料的质量标准。当难以用文字或图纸表示时，常用样品也可以作为材料的辅助规格，并与图纸或技术文件相结合。

2．价格条款

价格是指交易材料各计量单位的货币价值。价格条款的主要内容包括价格术语的选择、结算货币、单价、总价等。具体包括计量单位的价格金额、货币类型、交货地点、国际贸易术语、材料定价方法等。

3．数量条款

数量是指使用一定的测量系统来量化材料，以表示材料的重量、数量、长度、面积、体积等。数量条款的主要内容包括：交付量、单位、测量方法，必要时应明确说明误差范围。

4．包装条款

包装是为了有效地保护物料在运输存放过程中的质量和数量要求，并利于分拣和环保，把物料装进适当容器的操作。包装条款的主要内容有包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等，具体包括标识、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本、分拣运输标志等。

5．装运条款

装运是指将物料装载到交付地点。装运条款的主要内容包括运输方式、装运时间、装运地点和目的地、装运方式（分批、转运）、装运通知等。FOB、CIF和CFR在合同中，只要供应商按照合同规定将材料装载在船上或其他运输工具上，并取得提单，即使履行了合同中的交付义务，提单的时间和地点也是交付时间和地点。

6．检验条款

在一般交易过程中，货物检验是指根据合同条件对交货进行检验和验收，主要包括检验时间、检验机构、检验工具、检验标准和方法。

7．支付条款

支付是指在指定的时间、地点以一定的方式支付。支付条款应说明以下内容：

1)说明支付方式，可以有货币或汇票，一般是汇票。

2)说明付款方式可以是银行提供信用(如信用证)，银行不提供信用，但可以作为代理(如直接付款和托收)。

3)说明支付时间，包括预付款、即期付款和延期付款。

4)说明支付地点，一般是付款人或指定银行所在地。

8．保险条款

保险是企业向保险公司投保，并缴纳保险费的过程。物料在运输过程中受到损失时，保险公司会依据投保单向企业提供经济上的补偿。保险条款的主要内容包括：确定保险类别及其保险金额，指明投保人并支付保险费。依据国际惯例，凡是按CIF和CIP条件交易的出口材料一般由供应商保险；FOB和CPT条件交易的进口材料由买方保险。

9.不可抗力条款

不可抗力是指战争、洪水、台风、地震等合同执行过程中发生的不可预见、不可控的事故，导致合同执行过程被迫中断。遇到不可抗力的一方可以免除合同责任。不可抗力条款的主要内容包括：不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利和义务。

10．仲裁条款

仲裁协议是仲裁条款的具体体现，是指买卖双方自愿将争议事项提交第三方仲裁机构进行裁决。仲裁协议的主要内容包括：仲裁机构、适用的仲裁程序、应用地点、裁决效力等。

制定采购订单的步骤

一般来说，采购订单的制定包括以下四个步骤，如图所示。

采购订单-图1

(一)准备订单计划

准备订单计划详细步骤主要有四个方面的内容：接受市场需求、接受生产需求、准备订单环境资料和制作订单计划说明书。

1.接受市场需求。市场需求是商品采购的引擎。如果你想制定一个更准确的订单计划，你必须熟悉市场需求或市场销售。一步分解市场需求，获得商品需求计划。企业年度销售计划一般在去年年底制定，并提交相关部门，发送给销售部门、计划部门和采购部门，指导年度供应链运营；企业根据年度销售计划制定季度和月度销售需求计划。

2.接受生产需求。生产需求可以称为采购中的生产材料需求。生产产品：材料需求的时间是根据生产计划产生的。通常，生产材料需求计划是订单计划的主要来源：来源。为了有利于了解生产材料的需求，采购计划人员需要深入了解生产计划和工艺知识。MRP在系统中，材料需求计划是主要生产计划的细化，主要来自生产计划、独立需求预测、材料清单文件、库存文件；编制材料需求计划：主要步骤为：（1）决定毛需求；（2）决定净需求；（3）计划订单发布日期和订单数量。

3.准备订单环境数据。准备订单环境数据，即准备供应商群体的供应信息t数据。准备订单环境数据是准备订单计划中非常重要的内容。订单环境是在订单材料认证计划完成后形成的，主要包括：

(1)订单材料供应商信息。

(2)订单比例信息。对于多个供应商的材料，每个供应商共享的订单比例由认证人员生成并维护。

(3)最小包装信息。

(4)订单周期。指从下单到交货的时间间隔。

订单环境数据一般由信息系统管理，必要时，订单人员可以查询生产：所需材料的采购环境。

4.制定订单计划说明书。制定订单计划说明书是准备订单计划所需的。·信息。其主要内容包括：

(1)订单计划说明书，包括材料名称、需求数量、到货日期等。

(2)附件。内容包括市场需求计划、生产需求计划、订单环境数据等。

(二)评估订单需求

评估订单需求是采购计划中一个非常重要的环节。只有准确评估订单需求：需求，才能为计算订单容量提供参考，制定良好的订单计划。主要包括以下三个方面：市场需求分析、生产需求分析、订单需求评价需求确定：需求过程如图所示。

采购订单-图2

1.分析市场需求。订单计划不仅要考虑生产计划，还要考虑市场需求，根据市场需求分析商品计划的可信度，仔细分析市场合同数量和合同剩余数据，研究其变化趋势，综合考虑商品计划的标准化和严谨性。只有这样，我们才能对市场需求有一个全面的了解，并制定一个结合企业长期发展和近期实际需求的订单计划。

2.分析生产需求。分析生产需求，首先要研究生产需求的生产过程，其次要分析需求的交货时间。

3.确定订单需求。订单需求可根据市场需求和生产需求的分析结果确定。一般来说，订单需求的内容是指通过订单操作在未来指定的时间内购买和储存指定数量的合格材料。

(三)计算订单容量

计算订单容量也是采购计划的重要组成部分。只有准确计算订单容量，才能比较需求和容量。综合平衡后，最终制定正确的订单计划。计算订单容量主要包括以下四个方面：分析项目供应数据、计算总订单容量、计算承担订单容量、确定剩余订单容量（见图）。

采购订单-图3

1.分析项目供应数据。在采购过程中，材料和项目是整个采购工作的操作对象。对于采购工作，在当前的采购环境中，采购材料的供应商的信息是一个非常重要的信息数据。例如，企业需要设计一个歌曲室的隔音系统，隔音玻璃棉是完成该系统的关键材料。经项目认证人员调查，该材料被少数供应商垄断。在这种情况下，企业计划人员应充分利用这些信息，并在发布订单计划时有针对性。

2.计算整体订单容量。整体订单容量是多方面内容的组合，一般包括两个方面：一方面是可供材料的数量；另一方面是可供材料的交付时间。

3.计算承接订单容量。承接订单量是指供应商在指定时间内签署的订单量。承接订单容量的计算过程比较复杂。

4.确定剩余订单容量。剩余订单容量是指所有材料供应商的剩余订单容量的总和。公式表示：剩余材料的订单容量=物料供应商组的整体订单容量已承担订单量。

(四)制定订单计划

制定订单计划是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。本环节主要包括以下四个方面：比较订单需求和订单容量、综合平衡、确定剩余认证计划、制定订单计划（见图）。

采购订单-图4

1.比较需求和容量。比较需求和容量是制定订单计划的主要环节。只有比较需求和容量之间的关系，才能有针对性地制定订单计划。如果比较发现需求小于容量，即无论需求多大，容量总是满足需求，企业应根据材料需求制定订单计划；如果供应商的容量小于企业的材料需求，企业应根据容量制定合适的材料需求计划，容易产生剩余材料需求，并重新制定剩余材料需求的认证计划。

2.综合平衡。综合平衡是指综合考虑市场、生产、订单容量等因素，分析材料订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算剩余订单容量。

3.确定剩余认证计划。在比较需求和容量时，如果容量小于需求，就会产生剩余需求。对于剩余需求，应提交认证计划的制定者，并确定是否可以按照材料需求规定的时间和数量交付。为保证材料的及时供应，可简化认证程序，由经验丰富的认证计划人员操作。

4.制定订单计划。订单计划的制定是采购计划的最后一个环节。订单计划完成后，可按计划进行采购。订单包括订单数量和订单时间：订单数量=生产需求量一计划入库量一=要求到达时间、认证周期、订单周期、缓冲时间。