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摘要：采购订单管理 采购订单管理是什么？管理采购订单是指企业根据市场规划企业材料计划和实际能力及相关因素，制定可行的采购订单计划，并发布给订单部门，在实施过程中注意跟踪订单，使企业...

采购订单管理

采购订单管理是什么？

管理采购订单是指企业根据市场规划企业材料计划和实际能力及相关因素，制定可行的采购订单计划，并发布给订单部门，在实施过程中注意跟踪订单，使企业能够从采购环境中购买企业所需的商品，为生产部门和需求部门提供合格的原材料和配件。

采购订单管理的内容

(一)采购订单的详细管理

采购订单的详细管理主要是通过对采购订单各项目的管理，使企业相关部门能够清楚地掌握商品订单的情况。当采购单位决定采购对象时，企业通常将订单发送给供应商，作为双方未来交货、验收和付款的依据。订单的内容主要集中在交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等方面。订单可分为制造商联（第一联），作为供应商交货时间的凭证；收据联（第二联），供应商签字确认后送回企业材料联（第三联），作为企业控制库存和验收的参考；付款联（第四联）作为结算付款的依据；承担联（第五联），由订单单的单位存放。

(二)采购订单的跟踪管理

订单跟踪是采购人员的重要职责。订单跟踪的目的有三个：促进合同的正常执行，满足企业的商品需求，保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，由于各种原因，合同、需求和库存之间存在矛盾，导致缺货和库存难以控制。适当处理供需和缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。采购订单跟踪过程如图所示。

采购订单管理-图1

1.合同执行前的订单跟踪。订单人员完成订单合同后，应及时了解供应商是否接受订单，是否及时签订订单合同。在采购环境中，通常有几个供应商可以选择相同的商品，而独家供应商很少。虽然每个供应商都有一个分配比例，但由于各种原因，供应商可能会提出改变一些合同条款，包括价格、质量、交货日期等。如果供应商按时返回订单合同，则表明供应商选择正确；如果供应商真的难以接受订单，则可以在采购环境中选择其他供应商。与供应商正式签订的合同应及时备案，以备日后检查。

2.在合同执行过程中跟踪订单。进入订单实际运行阶段的第一项工作是与供应商签订正式合同。本合同具有法律效力，订单人员应充分跟踪，并与供应商协调，建立业务联系和操作规范的合作框架。合同跟踪应注意以下事项：

(1)严密跟踪供应商准备商品的详细过程，保证订单正常执行。在跟踪过程中，发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不可贻误时间。不同种类的商品，其准备过程不同。总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的跟踪管理，可以向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。常驻代表应当深入到生产线各个工序、各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，切实保证彻底解决有关问题；另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。对这类订单的跟踪管理可视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查；要求供应商自己报告生产条件情况、提供相应检验记录、让大家进行评议等办法实行监督控制。

（2）密切响应生产需求形势。因市场原因需求紧急的，应立即与供应商协调，必要时帮助供应商解决困难问题。有时市场需求，企业决定推迟或取消订单供应，订单人员也应尽快与供应商沟通，确定可承受的延迟时间，或终止订单操作，并给予供应商相应的赔偿。

（3）仔细处理库存控制。库存水平在一定程度上反映了订单人员的水平。订单人员不仅要确保正常销售，还要保持最低库存水平，即必须保持适合正常运营的商品库存。由于企业库存过大，占用资金，增加管理成本；库存过小，品种不完整，数量不足，容易导致取消。

（4）控制商品验收环节。货物到达订单规定的交货地点，一般是国内供应商的企业仓库，海外交货是企业的国际物流中转中心。在海外交货的情况下，供应商在交货前将到达表传真给订单人员。订单操作人员应根据原订单确认货物、批量、单价和总金额，并输入备案，并开始办理付款手续。海外支付条件可是预付款或即期支付，一般不采用延期支付，因此订单人员必须在交货前完成支付程序。

3.合同执行后的订单跟踪。供应商应按照合同规定的支付条款进行支付和跟踪。订单执行的灵活条件之一是供应商收到订单的付款。如果供应商未收到付款，订单人员有责任督促付款人按照流程规定加快运行，否则会影响企业的声誉。商品在使用过程中可能会出现问题。偶尔的小问题可采购：人员或现场检查员联系供应商解决，重要问题可由质检人员解决。

(三)采购订单的使用管理

对于尚未使用计算机系统的公司，订单通常有7~9份副本。在使用计算机的情况下，将采购订单发送到每个部门的电子邮件地址。供应商在原件上签字后将其送回买方，表明供应商已收到订单并同意订单。从法律上讲，发送订单的采购部构成合同提供商，而确认订单的供应商构成合同接受者。提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。

采购部门将订单副本送达会计部门（如应付账款），提出需求的部门接收交易。采购部门通常保留几份订单的副本和相关收据，其他部门对采购订单和收据的透明度较高：

1.会计部门可以了解未来的支付条件，并持有订单副本，以便在货物到达时检查付款。

2.采购订单应有订单编号，以便相关部门备案。

3.接收部门持有与商品收据相匹配的订单副本，该部门还可以使用特殊的采购订单来帮助预测采购量。

4.提出需求方在需要查询订单状态时可参考的采购订单数。

5.运输部门知道交货要求，安排承运人或使用公司内部运输进行每次交货。

6.订单将在所有部门长期有效，直到买方确认货物已收到并满足数量和质量要求。