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摘要：采购流程管理 采购流程管理是什么？采购流程管理是指企业为实现合理采购而实施采购活动的过程，以确保满足需求。采购流程管理的内容采购流程是采购管理中最重要的组成部分之一，是采购活...

采购流程管理

采购流程管理是什么？

采购流程管理是指企业为实现合理采购而实施采购活动的过程，以确保满足需求。

采购流程管理的内容

采购流程是采购管理中最重要的组成部分之一，是采购活动具体实施的标准。采购流程的设计非常重要，因为采购来源、采购方式和采购对象的差异。企业规模越大，采购金额越多，就越重视采购流程的设计。采购流程的设计适用闭环法，即实施、监控、反馈和优化。一般采购流程包括采购计划、采购认证、采购订单和管理评价四个环节。

在采购过程设计中应注意以下事项。

首先，采购过程应与采购项目的数量、类型和区域相匹配。过多的过程会增加操作内容和成本，降低工作效率；过程过于简单，会导致采购过程失控。

二是保持采购流程的流畅性和一致性，避免同一采购文件在不同部门有不同的操作方式；避免同一采购文件签署部门过多，影响工作效率。

三是明确各项作业的任务、权力和责任，明确验证方法；同时，要注意弹性原则，防止紧急采购等意外事件造成的摩擦、重复和混乱。

第四，采购过程的设计应反映民主决策的理念。采购过程的设计应由计划、设计、工艺、认证、订单、质量管理等相关人员共同决定。一个完整的采购操作过程应包括以下内容：发现需求、编制采购计划、选择供应商、制定采购订单、催促货物、验收货物、付款和更新记录。

(一)发现需求

采购的起点是发现需求。对于一般企业而言，采购产生于企业的某一个部门的具体需求。比如，办公室需要办公用品；实验室需要实验器材；生产部门需要原材料等。每个部门具体负责业务活动的人员应该很清楚地了解本部门的需求：需要什么、需要多少、何时需要等。为此每个具体的部门都要提出自己的采购需求计划，在规定的时间里提供给采购部门，由采购部门进行集中采购来满足企业发展的需要。对于配送中心来说，采购的需求一方面来自中心内部各部门的实际需求；另一方面则来自客户的采购需求。配送中心的任务就是通过对采购需求的审核来确定采购计划，比如，采购多少；何处采购、何时采购等等。

(二)编制采购计划

采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业材料消耗规律的基础上，对计划期内材料采购活动的部署和安排。它包括认证计划和订单计划。采购计划可分为广义和狭义。广义采购计划是指为保证各种生产经营活动材料的需求而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划是指年度采购计划，是企业计划年度生产经营活动中需要采购的各种材料数量和时间的安排。采购计划是企业生产计划的一部分，是企业年度计划和目标的一部分。完整的采购计划主要包括以下八个环节：

1.准备认证计划

采购认证是企业采购人员调查采购单位并建立采购关系的过程。采购计划的制定需要与认证部门合作。认证计划的准备是整个采购计划的起点，也是做好采购计划的基础，主要包括接收客户提交的批量需求计划、余量需求计划、熟悉认证的环境数据、认证计划说明书四个方面。

2.评估认证需求

这是编制采购计划的第二步，主要是分析采购材料的基本情况，如数量、规格、质量标准、涉及的金额等。由于采购部门在具体规格要求提供给供应商之前可以看到最后一个部门，因此需要进行最终检查。采购部门的工作人员不熟悉申请采购的产品或服务的，检查无效。因此，采购部门的评价必须以专业为基础，以确保采购的科学性。

3.计算认证容量

它主要包括四个方面。

采购流程管理-图1

（1）分析项目认证数据，即对需要采购的材料项目进行分析和认证，这是采购计划人员的一项重要任务。一般来说，可以熟练地分析几种材料的认证数据。分析成千上万种材料是非常困难的，甚至是不可能的。这就要求采购人员不仅要熟悉业务，还要学会利用专业力量分析采购材料。

(2)整体认证容量的计算是通过对供应商订单容量的分析来确定采购市场上采购产品或服务的总量。

（3）计算认证容量，确定配送中心可使用的供应商数量和供应商能够在整体认证容量的基础上提供所需产品和服务的数量。

(4)确定剩余认证容量，某一材料的剩余认证容量是所有供应商群体剩余认证容量的总和。

4.制定认证

认证计划的制定主要包括：

（1）综合平衡需求与市场容量的比较。一般来说，市场供应的某些材料的容量与配送中心的需求不同。一种情况是供过于求，另一种情况是供过于求。如果是后一种情况，采购部门需要进行综合平衡，确定剩余采购容量，然后寻找新的供应商，开辟新的供应渠道。

（2）制定认证计划。配送中心应在比较和平衡后制定材料需求认证计划，并根据订单计划制定。认证材料数量的公式如下：

认证材料数量=样品开发需求量检验检测需求量样品数量

5.准备订单计划

这是订单链接的第一步，主要有四个方面。

（1）为了预测市场需求，为了制定更准确的订单计划，我们必须掌握客户订单和市场需求计划，并进一步分解生产需求计划。

（2）根据生产计划确定生产需求。采购计划人员应深入了解生产实际，学习和掌握生产计划和工艺知识，了解生产材料的需求，确定企业的生产需求。

（3）准备相关的订单环境信息，包括供应商信息、订单比例信息、包装信息和订单周期。配送中心通常使用计算机信息系统来管理材料采购订单的环境信息。

（4）订单计划手册的制定主要包括：订单计划手册（材料名称、需求数量、到达日期等），以及附表（市场需求计划、生产需求计划、订单环境数据）。

6.评估订单需求

只有准确评估材料采购订单的需求，才能为计算订单容量提供参考，制定良好的订单计划。它主要包括分析市场需求、分析生产需求和确定订单需求三个方面。

7.计算订单容量

计算订单容量是采购计划的重要组成部分。只有准确计算订单容量，才能比较需求和容量，最终在综合平衡后制定正确的订单计划。计算订单容量包括四个方面：分析项目供应数据、计算总订单容量、计算订单容量、确定剩余订单容量。

8.制定订单计划

这是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。订单计划完成后，您可以按计划进行采购。订单的内容包括订单的数量和时间。

下单数量=生产需求-计划入库量现有库存安全库存

下单时间=到达时间-认证周期-订单周期-缓冲时间

(三)选择供应商

供应商的选择是采购管理成功的关键因素。合适的供应商可以提供合适、高质量、足够数量、合理价格、及时交付的材料供应，并提供良好的售后服务。供应商的选择必须做出基本的决定。一是决定是自我控制还是采购；二是选择采购进行一系列评估，以确定供应商。为有效采购，配送中心配送中心的采购部门必须考虑供应商旅行合同的记录、采购材料项目的分类表等。选择材料供应商后，配送中心的相关采购人员应发出采购订单。

(四)制定采购订单

在某些情况下，物流配送中心与供应商签订了某些商品的销售协议，以便双方可以根据销售协议进行供应。如果没有销售协议，配送中心将制定采购订单。采购订单必须是书面形式，即使采购订单是通过电话发送的，必须填写书面订单。

(五)货物跟催

采购订单发送给供应商后，配送中心应跟踪或催收货物订单。在一些企业中，甚至会有全职的跟踪和催收人员。跟踪是对采购订单的例行跟踪，以确保供应商能够履行其货物运输的承诺。跟踪也有利于及时发现采购中的问题，如产品质量、运输环节等。配送中心发现问题后，可以及时与供应商沟通，尽快解决问题。

催货是对供应商施加压力，以便更好地履行运输承诺。如果供应商不能很好地履行采购协议，配送中心应采取相应的措施，包括威胁取消订单和未来的交易活动。一般来说，供应商是通过严格的程序选择的，因此遵守采购协议的信用是可靠的，催收只适用于采购订单的一小部分。然而，当材料短缺或竞争激烈时，催收具有重要意义。

(六)货物验收

许多配送中心都设立了专门的职能部门来验收货物。货物验收的基本目的是确保订单采购的货物实际到达；检查到达的货物是否完好无损；确保到达数量与订单数量一致；将货物运输到指定的仓库进行储存或转运。货物验收时，有时会出现货物短缺。这种情况可能是由于运输过程中的损失；或者在运输过程中的数量不足；所有这些情况下，验收部门应向供应商撰写详细的报告。

(7)付款和更新记录

货物验收后，采购部门将按照采购协议向供应商支付货款。本环节主要注重发票审核。

经过上述所有步骤后，对于完整的采购操作，最终更新采购部门的采购记录。本工作是收集和归档采购部门与采购订单相关的文件副本，并将要保存的信息转换为相关记录。需要保存的记录主要包括采购订单目录、采购订单文件、采购商品文件、供应商历史文件、招标历史文件、采购协议（合同）等。

采购流程管理的要点

首先，采购计划是企业采购的基本依据，是控制盲目采购的重要措施。严格按照生产计划、材料需求计划等资源条件制定和实施。

第二，供应商的选择是采购过程管理的重要环节。选择供应商时考虑的主要内容包括：供应期、价格、质量、服务、位置、声誉、灵活性等，可以货比多家，尽可能列出所有供应商名单，选择合适的供应商。

第三，价格一直是采购中的一个敏感问题。买方希望降低价格，而卖方总是试图提高价格，因此价格谈判已成为采购工作的一项重要任务。采购价格的确定通常需要通过多渠道查询、比较、估价、讨价还价等步骤，大量采购可以采用招标方法。同时，采购不仅是一个单一的价格问题，而且是质量问题、交货时间和批量问题、包装运输方式、售后服务问题等，需要综合权衡利弊，避免只是为了便宜，在其他方面损失很大。

第四，采购订单相当于合同文本，具有法律效力。采购订单的签发必须非常仔细，每个条款都必须仔细填写，关键词必须反复审查，表达应简洁，意义应清晰。规格、数量、价格、质量标准、交货时间和地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件和标准应逐一审批。

第五，采购订单发布后不是采购工作的结束。必须跟踪订单的执行情况，防止对方违约，确保订单顺利执行，货物按时进入仓库。跟踪订单也可以随时掌握货物的趋势。如发生事故，可及时采取措施，避免不必要的损失，或将损失降至最低水平。

第六，货物运到仓库后，必须立即组织人员对货物进行验收。验收按订单上的条款进行，应逐一进行，并仔细检查。此外，还应检查货物损坏情况，如货物损坏超过标准，找出原因，区分责任，为索赔提供证据。只有在货物验收后才能签字。

第七，在支付付款之前，必须检查支付发票是否与验收的货物清单一致，后方可签字。付款是一个动态连续的过程，其管理应纳入企业管理信息系统，实现采购计划、订单、货物验收、发票确认、付款等控制功能。